1С:Предприятие 8

Типовые конфигурации
Документооборот КОРП, редакция 2.1 и Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3

Совместное использование конфигураций "Документооборот" и "Бухгалтерия предприятия"

Цели совместного использования

В предприятиях, использующих одновременно конфигурации Бухгалтерия предприятия и Документооборот системы программ 1С:Предприятие 8, можно настроить обмен нормативно-справочной информацией.

Использование такого обмена позволяет:

Кроме того, можно настроить выгрузку из Документооборота согласованных документов:

Общее описание

Обмен данными между конфигурациями Бухгалтерия предприятия и Документооборот производится на уровне справочной информации (справочников и регистров сведений). Кроме того, возможно создание договоров контрагентов и платежных поручений на основании согласованных внутренних документов Документооборота. Обмен нормативно-справочной информацией - двусторонний. Обмен документами - односторонний, согласованные документы выгружаются в Бухгалтерию предприятия один раз и не синхронизируются при последующих изменениях. При использовании обмена документами рекомендуется выполнить в Документообороте настройку доступности по состояниям, закрыв от изменения согласованные документы тех видов, которые выгружаются в Бухгалтерию предприятия.

Настройка обмена

При создании обмена выбор конфигурации-источника определяется следующими принципами:

  1. Если в обеих конфигурациях на момент создания обмена уже есть данные, причем часть из них является общими данными (справочники Организации, Контрагенты и т.п.), то от того, из какой конфигурации данные выгружаются в первый раз, будет зависеть и то, к какому состоянию будет приведена эта часть общих данных. При обмене с помощью прямого подключения данные сперва выгружаются из конфигурации, к которой выполняется подключение, и загружаются в конфигурацию, из которой настраивается подключение. Таким образом, при обмене прямым подключением приоритетными оказываются данные конфигурации, к которой выполняется подключение. При обмене через файлы приоритетными являются данные конфигурации, откуда выгрузка выполняется в первый раз, то есть данные конфигурации, в которой начата настройка синхронизации.
    Например, если в конфигурации Документооборот информация о контрагентах присутствует более полно, и по остальным данным ситуация такая же, то целесообразнее в качестве источника данных при создании обмена выбрать конфигурацию Документооборот и изначально производить выгрузку данных именно из нее. В этом случае общие данные будут приведены к состоянию конфигурации Документооборот.
    Если не все общие данные нужно принять в том виде, в каком они содержатся в конфигурации-источнике, то рекомендуется воспользоваться возможностью интерактивной загрузки данных и при первом обмене загрузить из источника только те данные, которые должны быть загружены в том виде, в котором они хранились в конфигурации-источнике. Остальные данные будут синхронизированы позже, когда произойдет перенос нужной информации из конфигурации-приемника в конфигурацию-источник.
  2. Если одна из баз пустая или практически пустая, то выбор источника зависит только от пожелания пользователя. Стоит лишь учитывать то, что создание обмена происходит быстрее в менее наполненной базе, т.к. при создании обмена тратится время на выгрузку данных.
  3. Хотя настройка обмена может выполняться с любой стороны, следует учесть, что выгрузка согласованных документов требует дополнительной настройки по заполнению реквизитов загружаемых объектов - таких, например, как вид договора в Бухгалтерии предприятия. Эта настройка может быть выполнена только на стороне Бухгалтерии предприятия, и в случае настройки обмена со стороны Документооборота, ее придется завершить в этой части на стороне Бухгалтерии предприятия.

Перед созданием обмена необходимо ознакомиться с информацией, представленной в разделе Контроль актуальности правил обмена.

Порядок настройки обмена при начальной выгрузке из конфигурации "Документооборот"

Общий порядок действий по созданию обмена на стороне конфигурации "Документооборот"

Для включения возможности использования обменов данными нужно перейти в раздел Настройка и администрирование панели разделов. Далее в панели действий выберите пункт Настройка программы. В окне настроек следует перейти на закладку Обмены данными и установить флажок Использовать синхронизацию данных, ввести префикс информационной базы и нажать Готово. Далее в панели навигации нужно выбрать пункт Синхронизация данных, в результате в рабочей области окна отобразится панель Синхронизация данных.

В панели следует нажать на кнопку Настроить синхронизацию данных и из появившегося подменю выбрать пункт Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0. После этого откроется форма помощника создания обмена данными.

На первой странице помощника выберите пункт Шаг 1. Создать новый обмен данными и нажмите на кнопку Далее.

На следующем этапе помощник создания обмена предложит выбрать место расположения второй информационной базы:

После выбора и настройки параметров обмена через прямое подключение, локальный или сетевой каталог или через FTP-ресурс, помощник настройки обмена предложит задать остальные настройки обмена данными (закладка Настройка параметров обмена данными). На этом этапе требуется указать:

Далее помощник настройки предложит изменить правила выгрузки данных и значения автоматического заполнения. Нажав на на ссылку Изменить правила выгрузки данных, можно:

Нажав на ссылку Изменить значения автоматического заполнения, можно выбрать группу доступа, назначаемую корреспондентам при загрузке в Документооборот.

После окончания настройки помощник создания обмена переходит к завершающему шагу. Если в качестве способа обмена был выбран обмен через прямое подключение к информационной базе-корреспонденту, то будет предложено либо загрузить данные в текущую информационную базу, либо сначала загрузить данные в информационную базу Бухгалтерии предприятия.

Если в качестве способа обмена был выбран обмен через локальный или сетевой каталог или через FTP-ресурс, то будет предложено сохранить настройки обмена для информационной базы Бухгалтерии предприятия и произвести выгрузку данных из текущей информационной базы.

Общий порядок действий по продолжению создания обмена на стороне конфигурации "Бухгалтерия предприятия"

При создании обмена не через прямое подключение требуется продолжить настройку обмена на стороне базы-корреспондента.

Для включения возможности использования обменов данными в информационной базе Бухгалтерия предприятия следует зайти в раздел Администрирование и на рабочем столе выбрать пункт Настройки программы. В открывшейся форме на закладке "Синхронизация" следует поставить флажок Использовать синхронизацию данных и указать префикс информационной базы. Далее на панели Администрирование следует нажать на ссылку Синхронизация данных и в открывшейся форме нажать на кнопку Настроить синхронизацию данных.

В появившемся подменю необходимо выбрать пункт Документооборот КОРП, ред. 2.1. После этого откроется форма помощника создания обмена данными.

На первой странице помощника следует выбрать пункт Шаг 2. Продолжить создание обмена данными, указать путь к файлу настройки обмена, сформированному на этапе создания обмена на стороне конфигурации Документооборот, после чего нажать на кнопку Далее.

На трех следующих закладках следует выполнить настройку транспорта сообщений между конфигурациями, аналогично тому, как это было описано в  Общий порядок действий по созданию обмена на стороне конфигурации "Документооборот".

На закладке Настройка параметров обмена данными при необходимости возможно изменить название узла обмена. По умолчанию название обмена устанавливается в соответствии с настройкой, произведенной в конфигурации Документооборот.

После сохранения настроек и нажатия на кнопку Далее помощник создания обмена завершит настройку обмена и предложит загрузить данные в информационную базу.

Порядок настройки обмена при начальной выгрузке из конфигурации "Бухгалтерия предприятия"

Общий порядок действий по созданию обмена на стороне конфигурации "Бухгалтерия предприятия"

Для включения возможности использования обменов данными в информационной базе Бухгалтерия предприятия следует зайти в раздел Администрирование и на рабочем столе выбрать пункт Настройки программы. В открывшейся форме на закладке "Синхронизация" следует поставить флажок Использовать синхронизацию данных и указать префикс информационной базы. Далее на панели Администрирование следует нажать на ссылку Синхронизация данных и в открывшейся форме нажать на кнопку Настроить синхронизацию данных.

В появившемся подменю необходимо выбрать пункт Документооборот КОРП, ред. 2.1. После этого откроется форма помощника создания обмена данными.

На первой странице помощника следует выбрать пункт Шаг 1. Создать новый обмен данными и нажать на кнопку Далее.

Далее порядок действий аналогичен порядку, описанному в разделе Общий порядок действий по созданию обмена на стороне конфигурации "Документооборот".

Особое внимание при настройке обмена на стороне Бухгалтерии предприятия следует обратить на заполнение реквизитов загружаемых объектов.

При загрузке договоров из Документооборота для каждого вида внутренних документов можно выбрать значения реквизитов, которыми будут заполняться загружаемые данные. Обязательным является заполнение реквизита Вид документа. Например, если в Документообороте согласуются договоры трех видов: Договор поставки, Договор продажи и Договор прочий, то для каждого из них на стороне Бухгалтерии предприятия можно указать свой вид договора: с поставщиком, с покупателем и прочее. Точно так же можно выбрать, например, вид взаиморасчетов и тип цен.

При загрузке платежных поручений из заявок Документооборота для каждого вида заявки можно выбрать свои значения реквизитов. Этим можно воспользоваться, например, для определения вида платежа (платеж в бюджет или обычный платеж), а также для автоматического назначения статьи движения денежных средств в зависимости от вида заявки. При загрузке платежных поручений не требуется настройка заполнения обязательных реквизитов.

Общий порядок действий по продолжению создания обмена на стороне конфигурации "Документооборот"

Для включения возможности использования обменов данными нужно перейти в раздел Настройка и администрирование панели разделов. Далее в панели действий следует выбрать пункт Настройка программы. В окне настроек следует перейти на закладку Обмены данными и установить флажок Использовать синхронизацию данных, ввести префикс информационной базы и нажать Готово. Далее в панели навигации нужно выбрать пункт Синхронизация данных, в результате в рабочей области окна отобразится панель Синхронизация данных.

В панели следует нажать на кнопку Настроить синхронизацию данных и из появившегося подменю выбрать пункт Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0. После этого откроется форма помощника создания обмена данными.

На первой странице помощника следует выбрать пункт Шаг 2. Продолжить создание обмена данными, указать путь к файлу настройки обмена, сформированному на этапе создания обмена на стороне конфигурации Бухгалтерия предприятия, после чего нажать на кнопку Далее.

На следующих закладках пользователь выполняет настройку транспорта сообщений между конфигурациями, аналогично тому, как это было описано в разделе Общий порядок действий по созданию обмена на стороне конфигурации "Документооборот".

На закладке Настройка параметров обмена данными при необходимости возможно изменить название узла обмена. По умолчанию название обмена устанавливается в соответствии с настройкой, произведенной в конфигурации Документооборот.

После сохранения настроек и нажатия на кнопку Далее помощник создания обмена завершит настройку обмена и предложит загрузить данные в информационную базу.

Контроль актуальности правил обмена

Возможна ситуация, когда встроенные в одну из конфигураций типовые правила обмена не являются актуальными при обмене с текущим релизом конфигурации-корреспондента. При настройке нового обмена, а также при выходе очередного обновления любой из конфигураций, участвующих в обмене, необходимо контролировать актуальность используемых правил конвертации объектов и правил регистрации объектов.

Необходимо обратить внимание на следующие параметры:

В дальнейшем будем называть перечисленное "контролируемые параметры".

Контроль производится по следующим правилам.

После анализа всех этих правил выбираются те правила, дата создания которых является самой свежей. При этом необходимо обратить внимание на номера релизов конфигураций. Номера релизов конфигураций, указанные в правилах, должны обязательно соответствовать тем релизам конфигураций, между которыми настраивается обмен.

Для определения значения контролируемых параметров, которые загружены в конфигурации, выполните следующие действия.

Аналогичным образом можно произвести анализ контролируемых параметров, которые загружены в конфигурацию, и для уже существующей настройки обмена. Эти действия следует проводить последовательно для конфигурации-источника и конфигурации-приемника.

Для определения значения контролируемых параметров, которые входят в поставку конфигураций или в комплект правил, полученный иным путем, выполните следующие действия.

Эти действия также следует проводить последовательно для обеих конфигураций, которые участвуют в обмене.

В результате проверки правил обмена принимается одно из решений:

  1. Продолжить использование текущих правил конвертации и правил регистрации.
  2. Использовать свежие правила из комплекта правил конфигурации-корреспондента.
  3. Использовать вместо правил из внешнего источника типовые, встроенные в конфигурацию правила конвертации и правила регистрации объектов. Для этого в окне загрузки правил следует поставить флажок Типовые правила из конфигурации и нажать на кнопку Загрузить правила.

Описание правил синхронизации данных

Объекты, созданные загрузкой, в дальнейшем синхронизируются по уникальным идентификаторам. Значения полей поиска, описанных ниже, для таких объектов могут изменяться без угрозы появления дубликатов.

Справочники

Организации синхронизируются с одноименным справочником по: 1) ИНН и КПП; 2) ИНН и наименованию; 3) наименованию.

Корреспонденты синхронизируются с Контрагентами по: 1) ИНН и КПП; 2) ИНН и наименованию; 3) наименованию. Группы не переносятся. При включенном отборе по организациям из Документооборота выгружаются лишь корреспонденты, имеющие документы выбранных организаций.

Банковские счета синхронизируются с одноименным справочником по владельцу, банку и номеру. При включенном отборе по организациям применяется описанный выше отбор корреспондентов-владельцев.

Контактные лица синхронизируются с одноименным справочником по владельцу и наименованию. При включенном отборе по организациям применяется описанный выше отбор корреспондентов-владельцев.

Валюты синхронизируются с одноименным справочником по наименованию.

Статьи движения денежных средств синхронизируются с одноименным справочником по наименованию.

Документы

Согласованные внутренние документы выбранных видов выгружаются в элементы справочника Договоры контрагентов и документы Платежное поручение. Поля поиска не используются. Однажды созданные элементы не изменяются повторной загрузкой. Обмен односторонний.