Загрузка данных из внешних файлов

Внешняя обработка «Загрузка данных из файла» предназначена для загрузки данных из внешних файлов (*.xls) в справочник «Номенклатура» и документ «Установка цен номенклатуры».

Добавление внешней обработки в конфигурацию

Внешняя обработка подключается из списка Дополнительные отчеты и обработки (Печатные форма, отчеты и обработки - Настройки и Администрирование). В форме подключения настройки Администратор системы может настроить режим публикации (Используется, Режим отладки, Отключена), назначить разделы, в которых обработка будет доступна из списка дополнительных обработок (Указать разделы командного интерфейса)и настроить быстрый доступ пользователей, регулярно использующих данную обработку в своей работе (Настроить быстрый доступ). Поскольку обработка используется только на клиенте, настройка расписания для нее недоступна.

 

Пользователь может открыть обработку из списка Дополнительные обработки настроенных Администратором разделов программы.

После открытия обработки с помощью команды Открыть файл необходимо выбрать файл источника данных. После чтения файла данные отобразятся в табличном документе страницы Источник данных формы обработки. Если верхние строки открытого файла не должны обрабатываться при загрузке, например, заголовки прайс-листов, заголовки колонок таблиц,  то необходимо заполнить поле Первая строка данных источника. Обработка данных будет производиться со строки с установленным номером.

Далее необходимо выбрать Приемник данных: справочник Номенклатура или документ Установка цен. При этом заполнится список реквизитов приемника, расположенный в правой части формы обработки и строка заголовков столбцов данных в таблице источника. При помощи кнопок Вверх и Вниз или перетаскивая мышью, пользователь может управлять порядком заголовков столбцов для совмещения реквизитов справочника или документа с колонкой, содержащей соответствующие данные. Если реквизит не нужно заполнять при загрузке или в источнике отсутствуют данные для его заполнения, то с реквизита необходимо снять флажок загрузки в первом столбце.

Если в исходных данных отсутствует значение загружаемого реквизита, то реквизит можно заполнить назначенным пользователем значением, заполнив поле Значение по умолчанию в списке реквизитов. Если с реквизита снята флажок загрузки значений, то данный реквизит заполнится значением по умолчанию вне зависимости от того, есть ли значения для данного реквизита в таблице исходных данных.

Загрузка данных и создание объектов

Во избежание создания дублирующих карточек номенклатуры при автоматической загрузке, пользователь может выбрать поля для сопоставления новой номенклатуры с существующей в информационной базе.  Можно выбрать одно или несколько полей Код, Наименование, Артикул или Штрихкод номенклатуры. Если номенклатура найдена по ключевым полям, то карточка номенклатуры будет обновлена данными из источника данных. Если поля поиска не указаны, то поиск производиться не будет, всегда будет создаваться новая карточка номенклатуры.

Помимо основных реквизитов номенклатуры можно загрузить дополнительные реквизиты и сведения, настраиваемые пользователем. Для этого нужно установить флажок Загружать дополнительные реквизиты и сведения, установить какие именно наборы сведений будут загружаться - для номенклатуры или характеристик номенклатуры, общие для всех видов номенклатуры или установленные только для некоторых. В список реквизитов для заполнения будет дополнен этими реквизитами.

Часто используемы параметры загрузки пользователь может сохранить в настройках.

Перед загрузкой пользователь с помощью команды Проверить данные может произвести сверку загружаемых данных с существующими объектами и выводит на закладку Проверка данных список строк источника данных, для которых не заполнены обязательные реквизиты или не существует указанных в источнике значений в ссылочных справочниках. Например, при создании карточки номенклатуры может понадобиться заполнить поле Производитель новым значением. Для автоматического заполнения поля при загрузке необходимо, чтобы в справочнике Контрагенты был создан соответствующий новому производителю элемент.

При наличии ошибок пользователь может отредактировать поля таблицы исходных данных с помощью команд Перейти к строке и Редактировать. После исправления ошибок с помощью команды Загрузить происходит создание карточек товаров с указанными параметрами.

Настройка создания документа Установка цен производится аналогично. Следует заметить, что при этом карточки новой номенклатуры не создаются. а подбираются из справочника номенклатуры по ключевым реквизитам поиска, поэтому необходимо, чтобы был задан хотя бы один из реквизитов номенклатуры: Код, Наименование, Артикул или Штрихкод.